Mitä valmiussuunnittelu tarkoittaa käytännössä?

Kuntien, kaupunkien ja hyvinvointialueiden keittiötoiminnan valmiussuunnittelu perustuu muun muassa valmiuslakiin (1552/2011) sekä lakiin sosiaali- ja terveydenhuollon järjestämisestä (612/2021).

Valmiussuunnittelulla tarkoitetaan normaalioloissa tehtävää ennakoivaa suunnittelua, jonka tuloksena syntyy poikkeusoloihin tarkoitettu valmiussuunnitelma. Se kokoaa yhteen toimenpiteet, joilla varmistetaan toiminnan jatkuvuus ja häiriöihin vastaaminen. Valmiussuunnitelma on yksi keskeisimmistä varautumisen työkaluista.

Valmiussuunnitelman tavoitteena on varmistaa, että organisaatio pystyy hoitamaan lainsäädännön sille asettamat tehtävät mahdollisimman tehokkaasti myös häiriö- ja poikkeustilanteissa.

Ruokahuollon jatkuvuus poikkeusolosuhteissa

Poikkeusoloissa keittiötoiminnan on kyettävä jatkumaan ilman merkittäviä katkoksia. Valmiussuunnitelmien avulla varmistetaan, että tarvittavat resurssit, toimintamallit ja päätöksentekoprosessit ovat valmiina, ja että toiminta voidaan käynnistää nopeasti ja hallitusti.

Miksi kriittisen infrastruktuurin valmiussuunnittelu on tärkeää?

Kriittisen infrastruktuurin valmiussuunnittelun päätavoitteena on turvata yhteiskunnan toiminnan jatkuvuus ja turvallisuus poikkeusoloissa. Suunnittelu varautuu erilaisiin uhkiin, kuten luonnonkatastrofeihin, vakaviin häiriöihin tai teknologisiin ongelmiin.

Valmiussuunnitelmien avulla tunnistetaan ja hallitaan riskejä ennakoivasti. Tämä tarkoittaa kriittisten toimintojen, kuten energia-, vesi- ja ruokahuollon turvaamista sekä häiriötilanteisiin varautumista etukäteen.

Suunnittelu tukee myös toimijoiden välistä yhteistyötä poikkeusoloissa. Selkeät vastuunjaot, toimintamallit sekä yhteiset harjoitukset ja koulutukset parantavat organisaatioiden kykyä toimia tehokkaasti yhdessä.

Lisäksi valmiussuunnittelulla on keskeinen rooli tiedonhallinnassa ja viestinnässä. Suunnitelmat määrittelevät, miten tieto kulkee häiriötilanteissa ja miten varmistetaan, että kriittinen tieto saavuttaa oikeat tahot nopeasti ja luotettavasti.

Valmiussuunnittelun hyödyt kunnille

Hyödyt

• Selkeä ja ennalta määritelty toimintamalli poikkeusoloihin

• Nopea käyttöönotto suunnitelman pohjalta

• Hallittu ja ennakoitava kustannusrakenne

• Sopimusmalli varmistaa palvelun saatavuuden tarvittaessa

Riskit ilman ennakkoon tehtyä suunnitelmaa

• Ruoanjakelun keskeytyminen

• Korvaavien ratkaisujen hidas käynnistyminen

• Äkilliset ja korkeat kustannusvaikutukset

Kuntien suunnitelmien merkitys hyvinvointialueiden keittiötoiminnalle

Kuntien ja kaupunkien valmiussuunnitelmat ovat keskeinen osa hyvinvointialueiden keittiötoiminnan turvaamista poikkeusoloissa. Ne vaikuttavat laajasti ruokahuollon jatkuvuuteen ja toimintavarmuuteen.

Valmiussuunnittelun avulla tunnistetaan keittiötoimintaan kohdistuvat riskit, kuten raaka-aineiden saatavuusongelmat, henkilöstövajaukset tai kuljetuskatkokset. Samalla luodaan toimintamallit, joilla näihin tilanteisiin voidaan vastata nopeasti.

Suunnitelmat tukevat myös eri toimijoiden välistä yhteistyötä kuntien, kaupunkien ja hyvinvointialueiden kesken. Yhteinen varautuminen varmistaa, että resurssit ja osaaminen ovat tehokkaasti käytössä myös poikkeustilanteissa.

Miten poikkeustilanteisiin varaudutaan etukäteen?

Valmiussuunnitelmat perustuvat systemaattiseen riskien arviointiin, jossa tunnistetaan organisaation toimintaan kohdistuvat uhat ja haavoittuvuudet.

Suunnitelmat määrittelevät selkeät roolit ja vastuut kriisitilanteita varten. Tämä varmistaa, että jokainen toimija tietää tehtävänsä ja toimintatapansa häiriötilanteessa.

Valmiussuunnitelmiin sisältyy usein myös jatkuvuussuunnittelu, jonka tavoitteena on minimoida toiminnan keskeytykset ja mahdollistaa nopea palautuminen normaaliin toimintaan.

Conty - valmiussuunnitelman aikataulu ja reagointinopeus

Arvio suunnitelman valmistumisesta:

• 2–3 viikkoa asiakkaan materiaalien vastaanottamisesta

Arvio toteutuksen aikataulusta:

• Vaunukeittiö: 48 h lähtövalmius, asennus paikan päällä noin 6 h

• Modulaariset konttikeittiöt: toimitus noin 6–8 viikkoa tilauksesta, asennus 1–2 työpäivää järjestelmän koosta riippuen

Hyvin laadittu valmiussuunnitelma lyhentää reagointiaikaa merkittävästi ja vähentää sekä kustannuksia että operatiivisia riskejä.

Aikatauluesimerkki toteutuksesta  (konttikeittiö)

Hyvän ja kattavan suunnitelman avulla poikkeustilanteeseen reagointi vähentää merkittävästi sekä kustannuksia että toimeenpanoaikaa. 

Esimerkki 1. Contyn valmiussuunnitelma valmiina ja Conty sitoutettu toimittajaksi:

• 2 vrk päätös/tilausprosessi

• 2 vrk pohjustustyöt ja LVIS valmiudet

• 1–2 vrk väistökeittiön toimitus ja asennus ja LVIS liitännät (sis. laitteet)

• 1 vrk käyttöönotto ja väistötiloihin siirtyminen/toiminnan aloittaminen

• Käytönaikainen ylläpito ja huolto (Conty)

• Vuokrausaika jatkettavissa, aina asiakkaan tarpeen mukaan. Myös kuukausi kerrallaan. 

Esimerkki 2. Contyn valmiusuunnitelmaa ei ole, toimittaja kilpailutetaan tilanteen ollessa ”päällä”:

• 2–4 vko selvitys/päätös/tilausprosessi, toimittajan kilpailuttaminen

• 1 vko pohjustustyöt ja LVIS valmiudet suunnittelu ja toteutus

• 1 vko väistötilojen toimitus, asennus ja LVIS liitännät

• 4–8 vko väistötilojen IV, LVIS suunnittelut, toimitus ja asennus

• 1–2 vko väistötilojen keittiölaitetoimitukset ja asennukset

• 1–3 vrk käyttöönotto ja väistötiloihin siirtyminen/toiminnan aloittaminen

• Käytönaikainen ylläpito ja huolto riippuvainen maahantuojien aikataulujen mukaan

• Vuokra-aika sopimuksen mukaan, optio jatkolle kirjattu sopimukseen (+ 1 vuosi)

Mitä valmiussuunnittelupalvelu sisältää?

Suunnittelupalvelu sisältää kaikki väistökeittiön rakentamiseen liittyvät tekniset suunnitelmat ja dokumentaation. Aineistot toimitetaan kuntien rakennusvalvonnan hyväksymässä muodossa (PDF / CAD).

Valmiussuunnittelupakettiin sisältyy muun muassa:

• Rakenne-, leikkaus- ja julkisivukuvat

• Pohjapiirrokset ja perustussuunnitelmat

• Sähkö- ja LVIS-suunnitelmat sekä liitäntäpisteet

Mitä tietoja tarvitaan suunnittelun aloittamiseen?

• Suunnittelun kannalta olennaiset piirustukset ja dokumentit

• Yhteyshenkilöiden tiedot

• Nykyisten tilojen ja laitekannan kuvaus

• Halutun väistökeittiöratkaisun määrittely

• Henkilöstön määrä

• Tarvittava annosmäärä / vrk

• Sijoituspaikan osoite ja asemapiirrokset